Tenir une compta TPE/PME : plan comptable, TVA, devis→facture→paiement, rapprochement bancaire, P&L.
Zoho Books est un logiciel de compta TPE/PME mono-tenant. Il couvre le cycle complet : devis → facture → paiement → rapprochement bancaire → reports financiers. Multi-devises, multi-langues, gestion TVA (FR / MA / UK / US / IN…).
Books gère une entité comptable par compte. Pour un cabinet expert-comptable qui doit tenir la compta de 50 clients en parallèle, ce n'est PAS l'outil — préférez Cegid Loop / Sage Coala / ACD (multi-dossiers natif + interface en partie double + export FEC normalisé).
Books est en revanche excellent pour qu'une PME gère sa propre compta interne, ou pour un cabinet qui veut un outil de pilotage pour ses clients (mais pas la tenue compta réglementaire).
Settings → Organization Profile : raison sociale, SIRET, adresse, devise primaire (EUR pour France)Settings → Currencies : ajouter MAD, USD, GBP si business multi-devises (Books gère les taux journaliers via API ou saisie manuelle)Settings → Taxes : configurer les taux TVA selon paysSettings → Chart of Accounts : importer ou customiser le plan comptableBooks propose un plan comptable de base qu'il faut aligner au PCG 2014. Comptes essentiels à vérifier :
| Compte | Libellé | Usage |
|---|---|---|
411xxx | Clients | Auto-créé par Books par client |
401xxx | Fournisseurs | Auto-créé par fournisseur |
4456xx | TVA déductible | Mappé sur les taxes achats |
4457xx | TVA collectée | Mappé sur les taxes ventes |
512xxx | Banque | 1 compte 512 par compte bancaire réel |
706xxx / 707xxx | Prestations de services / Ventes de marchandises | Comptes de produit pour factures |
6xxxxx | Charges (achats, salaires, loyers…) | Comptes de charge pour factures fournisseurs |
Books permet d'exporter en Fichier des Écritures Comptables (norme française obligatoire pour les contrôles fiscaux). Accountant → Export FEC. Vérifiez que les comptes sont bien sur 6 chiffres et que la séquence de pièce est continue, sinon l'admin fiscale peut rejeter le FEC.
1. Estimate (devis)
- Status : Draft → Sent → Accepted / Declined / Invoiced
- Pas d'écriture comptable, pas de séquence légale obligatoire
- Lien direct "Convert to Invoice" une fois Accepted
2. Sales Order (commande, facultatif)
- Si vous gérez stock / acomptes / livraisons multiples
- Pas d'écriture comptable
3. Invoice (facture)
- Status : Draft → Sent → Partially Paid → Paid / Overdue
- SÉQUENCE LÉGALE OBLIGATOIRE (préfixe + numéro continu, ex: FAC-2026-0001)
- Écriture comptable au moment du "Sent" : Débit 411 client, Crédit 706/707 + 4457 TVA
4. Payment
- Saisie manuelle ou via rapprochement bancaire auto
- Écriture : Débit 512 banque, Crédit 411 client (paiement total ou partiel)Pour les contrats récurrents (SaaS, maintenance, abonnements), utilisez Sales → Recurring Invoices. Vous définissez une cadence (mensuelle, trimestrielle, annuelle), un mode (auto-send / auto-charge si CB token), et Books génère les factures automatiquement.
Un devis n'est PAS une facture. Pas d'obligation de séquence légale, et il ne crée aucune écriture comptable. C'est juste un document commercial. C'est l'invoice qui déclenche la créance, la TVA collectée et la séquence légale.
| Taux | Usage | Code tax Books |
|---|---|---|
| 20 % | Taux normal (la plupart des ventes) | FR_VAT_20 |
| 10 % | Restauration sur place, transport, certains travaux | FR_VAT_10 |
| 5.5 % | Alimentation, livres, énergie | FR_VAT_5_5 |
| 2.1 % | Presse, médicaments remboursés | FR_VAT_2_1 |
| 0 % | Exports hors UE, livraisons intracom B2B | FR_VAT_0 |
Le système marocain a 4 taux : 20 % (normal), 14 % (transport, café, thé), 10 % (banque, professions libérales), 7 % (eau, lait, médicaments). Configuration similaire dans Settings → Taxes avec activation des règles d'application par défaut sur les produits.
En France, deux options pour les prestations de services :
Books gère les deux : Settings → Taxes → Tax Settings → Reporting Basis → choisir Accrual (débits) ou Cash (encaissements).
Vente à un client UE B2B avec numéro de TVA intracom valide → HT (pas de TVA collectée côté vendeur). Le client autoliquide. Books gère ça automatiquement si vous renseignez le numéro de TVA intracom du client et que vous appliquez le tax type "Reverse Charge" (B2B EU).
Le rapprochement bancaire (bank reconciliation) consiste à pointer les transactions du relevé bancaire avec les écritures comptables (factures payées, charges, virements). Books propose 3 modes :
Books se connecte à votre banque via un agrégateur (Plaid, Salt Edge, Yodlee selon pays). Les transactions arrivent automatiquement chaque jour.
Banking → Add Bank → Connect Bank Account → choisir banque → consentement OAuth.
Pour les banques sans feed (typique au Maroc ou pour les comptes pro non standard), import CSV ou OFX manuel. Banking → [Account] → Import Statement.
Avec Deluge ou n8n, POST des transactions vers l'API /banking/transactions de Books. Pratique si vous avez un connecteur banque maison.
Débit 512, Crédit 411Vous pouvez définir des règles "si libellé contient X → catégoriser en compte Y, fournisseur Z". Très utile pour les charges récurrentes (loyer, abonnements SaaS). Banking → [Account] → Rules → + New Rule.
| Report | Quand l'utiliser |
|---|---|
Profit and Loss (P&L) | Voir le résultat sur une période (ventes - charges) |
Balance Sheet | Patrimoine à une date donnée (actif vs passif) |
Cash Flow Statement | Mouvements de cash (operating / investing / financing) |
Trial Balance | Balance comptable — débit/crédit par compte (audit, FEC prep) |
Aged Receivables | Créances clients par tranche d'âge (0-30j, 31-60j, >60j) |
Sales by Customer | CA par client sur la période |
Tous les reports financiers peuvent être générés sur deux bases :
En France, le P&L légal est en Accrual. Le Cash basis est utile pour le pilotage trésorerie au jour le jour.